Wat zijn de voordelen van EAD ?
Het maken van toegangen in EAD noodzaakt archiefinstellingen tot het aanpassen van hun bestaande bewerkingsproces. Bestaande toegangen zullen moeten worden geconverteerd en nieuwe toegangen zullen op een andere manier moeten worden aangemaakt. Dus: wat zijn nu eigenlijk de voordelen van het werken met EAD ?
- EAD is gebaseerd op XML, een open standaard die platform en applicatie onafhankelijk is. Dit betekent dat XML documenten niet gebonden zijn aan specifieke software of besturingssystemen. Met EAD is men dus niet afhankelijk van één platform of applicatie leverancier. Bovendien worden toegangen met EAD XML in een duurzaam digitaal format gegoten.
- XML is ontwikkeld door dezelfde organisatie die richting geeft aan de ontwikkelingen binnen het internet, het zogenaamde W3 Consortium, oftewel W3C. Daardoor sluit XML nauw aan bij de ontwikkeling van betere zoekstructuren en presentatiemethoden. Dit is met name van belang met betrekking tot het zogenaamde 'semantische web', een concept waarbinnen de huidige zoekmachines (Google, etc.) zullen worden vervangen door zoekmachines die zinniger om kunnen gaan met de betekenis van informatie en het presenteren van zoekresultaten daarop baseren.
- XML is de facto de uitwisselingsstandaard voor verschillende database systemen. In relationele databases vastgelegde gegevens kunnen in XML format worden geëxporteerd en verspreid. Gebruikers van andere database systemen kunnen deze bestanden vervolgens weer inlezen in hun eigen format. EAD XML is dan ook een ideel uitwisselingsformat voor 'portals' waaraan verschillende archiefinstellingen deel nemen. Mede om die reden zijn veel buitenlandse archiefinstellingen EAD XML gaan gebruiken naast hun eigen databases.
- De EAD XML standaard wordt door de internationale archiefwereld zelf beheerd en onderhouden. Het EAD project is in 1993 geïnitieerd door de bibliotheek van de Amerikaanse University of California in Berkeley en de standaard wordt inmiddels beheerd door de Library of Congress, in samenwerking met de Society of American Archivists. Het Nationaal Archief is vertegenwoordigd in de internationale EAD Working Group, die de doorontwikkeling van de standaard stuurt. Een belangrijk uitgangspunt bij de ontwikkeling van EAD is geweest dat de standaard uitwisselbaar moest zijn met de internationale archiefbeschrijvingsstandaard ISAD(G) . Vanwege het open karakter en de aansluiting bij internationale archiefstandaarden is EAD inmiddels de internationale standaard voor het digitaliseren van toegangen op archieven en collecties (ook in bibliotheken en musea).
- De EAD XML standaard is uiterst flexibel opgezet waardoor in principe alles wat vanuit archivistisch oogpunt mogelijk moet zijn ook mogelijk is. Dit is met name een voordeel ten opzicht van systemen die gebaseerd zijn op relationele databases, die slechts door aanpassing binnen de applicaties zelf nieuwe structuren aan kunnen.
- EAD stelt archiefinstellingen in staat eenvoudig een eigen systeem van archiefbeschrijvingen op te zetten conform een internationale standaard, waarbij het mogelijk is het resultaat op elke gewenste wijze te presenteren (bijvoorbeeld in HTML, in Word of in PDF, met in achtneming van de huisstijl). Dit systeem van EAD toegangen kan als basis dienen voor digitale dienstverlening. EAD leent zich uitstekend voor het 'linken' van informatie, bijvoorbeeld het koppelen van digitale afbeeldingen aan bestanddeelbeschrijvingen. In EAD is het ook mogelijk om stukken tekst een betekenis te geven door ze apart te 'taggen' of te markeren. Zo kunnen bijvoorbeeld vanuit een gewoon stuk tekst alle tekstdelen die gecodeerd zijn als persoonsnamen, plaatsnamen of scheepsnamen apart als zoekresultaat worden gepresenteerd. Met EAD toegangen is een archiefinstelling dus in staat om toegangen zowel in de traditionele verschijningsvorm - de boekvorm - te presenteren, maar ook als bron voor geavanceerde zoekmogelijkheden op een website.
