Zijn er ook nadelen van EAD bekend ?
Hoewel ze niet echt opwegen tegen de voordelen, kent EAD toch ook nadelen.
- Het maken van nieuwe EAD toegangen en het converteren van bestaande tekstverwerker format toegangen naar EAD, vereist kennis van EAD XML en daarvoor ontbreken specifieke software tools.
In principe is het maken van XML documenten niet moeilijk. Een eenvoudig XML document kan al worden opgemaakt in het standaard in Windows aanwezige programma Kladblok (Notepad), maar voor het in EAD XML 'taggen' van omvangrijke archiefinventarissen is dat ongeschikt.
Standaard XML editor software pakketten zoals XMLSpy, XMetaL, Oxygen, helpen de gebruiker weliswaar met het 'taggen' door zoveel mogelijk hulpmiddelen aan te bieden, zoals het automatisch aanvullen van tags, maar ook het werken hiermee is verre van ideaal en zeker niet te vergelijken met het gemak van bijvoorbeeld tekstverwerkers. Met proMEAD willen Pictura en het Nationaal Archief trachten in deze leemte voorzien. - De EAD XML standaard is breed opgezet en zeer flexibel. Er zijn bijvoorbeeld maar heel weinig EAD elementen verplicht voor een valide EAD XML toegang.
Het feit dat EAD relatief weinig beperkingen kent en de gebruiker een grote mate van vrijheid toestaat, heeft er toe bijgedragen dat het als internationale standaard is geaccepteerd, maar zorgt er tevens voor dat het mogelijk is het doel voorbij te schieten.
Veel archiefinstellingen werken met eigen EAD implementaties. Deze kunnen op tal van punten verschillen, maar toch steeds valide EAD XML toegangen opleveren. Hierdoor wordt uitwisseling van bestanden en samenwerking regionaal, landelijk en internationaal bemoeilijkt. Dit wordt inmiddels onderkend. Het IISG, het Stadsarchief Amsterdam, het Nationaal Archief en het Algemeen Rijksarchief België, archiefinstellingen die al volop gebruik maken van EAD, zijn een samenwerkingsverband aangegaan om de eigen EAD implementatie richtlijnen te vergelijken en om te vormen tot algemene (BENE) EAD implementatie richtlijnen.
Ook internationaal worden dergelijke initiatieven ondernomen. Zo worden momenteel in het kader van het APEnet project de beschikbare EAD implementatie richtlijnen van websites en portals van de deelnemende nationale archieven vergeleken, om zoveel mogelijk gemeenschappelijke EAD elementen vast te stellen voor het algemene EAD format, waarlangs het te ontwikkelen Europees archieven portal EAD toegang informatie zal harvesten en presenteren.
Dit 'standaardiseren van de standaard' zal er ongetwijfeld ook voor zorgen dat het aantrekkelijker wordt voor software leveranciers om gebruiksvriendelijke dedicated EAD software tools uit te brengen. In dit verband: proMEAD maakt nu standaard gebruik van de Nationaal Archief EAD implementatie richtlijnen versie 1.7.2, maar zal worden aangepast zodra de algemene (BENE) EAD implementatie richtlijnen beschikbaar zijn.
